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公务员、企事业单元人员不得不知的公牍排版要求(一)

公务员、企事业单元人员不得不知的公牍排版要求(一)

本文摘要:一、关于公牍的行文花样要求(一)公牍用纸幅面尺寸及版面要求1.幅面尺寸公牍用纸接纳GB/T148中划定的A4型纸,其制品幅面尺寸为:210mm×297mm。2.版面(1)页边与版心尺寸公牍用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公牍用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。(2)字体和字号如无特殊说明,公牍花样各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 (3)行数和字数一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

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一、关于公牍的行文花样要求(一)公牍用纸幅面尺寸及版面要求1.幅面尺寸公牍用纸接纳GB/T148中划定的A4型纸,其制品幅面尺寸为:210mm×297mm。2.版面(1)页边与版心尺寸公牍用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公牍用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。(2)字体和字号如无特殊说明,公牍花样各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

(3)行数和字数一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。(4)文字的颜色如无特殊说明,公牍中文字的颜色均为玄色。

(二)公牍花样各要素编排规则1.公牍花样各要素的划分版心内的公牍花样各要素划分为版头、主体、版记三部门。公牍首页红色分开线以上的部门称为版头;公牍首页红色分开线(不含)以下、公牍末页首条分开线(不含)以上的部门称为主体;公牍末页首条分开线以下、末条分开线以上的部门称为版记。页码位于版心外。

2.版头版头包罗份号、密级和保密期限、紧迫水平、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。(1)份号:公牍印制份数的顺序号。涉密公牍应当标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。(2)密级和保密期限:涉密公牍应当凭据涉密水平,标注“绝密”、“秘密”、“秘密”和保密期限。

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;密级和保密期限之间用“★”离隔;如果只标密级不标保密期限,“绝密”、“秘密”或“秘密”两字之间空1字。(3)紧迫水平:凭据紧迫水平,公牍标注“特急”、“加急”;紧迫电报标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧迫水平,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。

如只标注份号,不标注密级和保密期限,紧迫水平编排在版心左上角第二行。如同时标注份号、密级和保密期限,紧迫水平编排在版心左上角第三行,根据份号、密级和保密期限、紧迫水平的顺序自上而下分行排列。如既不标注份号,又不标注密级和保密期限,紧迫水平编排在版心左上角第一行。

(4)发文机关标志:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成,居中红色套印在文件首页上端。发文机关标志位置,不再区分上行文宁静行文、下行文,统一为上边缘至版心上边缘为35mm,再加上天头37mm,发文机关标志到上页边为72mm,居中排布。

推荐使用红色小标宋体字,字号不得大于18mm×15mm(高×宽),以醒目、雅观、庄重为原则。团结行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;“文件”二字置于发文机关名称右侧,以团结发文机关名称为准上下居中排布;行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体团结行文,根据党、政、军、群的顺序排列。如团结行文机关过多,必须保证公牍首页显示正文。(5)发文字号:由发文机关代字、年份和序号组成,编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。团结行文时,只标注主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分开线。(6)签发人:只用于上行文,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,编排在发文机关标志下空二行,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字,签发人姓名居右空一字;“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名根据发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次匀称编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

签发人必须是本单元正职或主持事情的卖力人。3.主体主体包罗标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。(1)标题:由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分开线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,是非适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形,不应使用长方形或沙漏形。

标题必须加发文机关名称,发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。(2)主送机关:主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,用3号仿宋体字,居左顶格编排于标题下空一行位置,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公牍首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

(3)正文:公牍首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格,数字、年份不回行。文中结构条理序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字加粗,第三层用仿宋体字加粗,第四层用仿宋体字。(4)附件说明:公牍如有附件,在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和名称。

如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

批转转发印发类公牍,被批转、转发、印发的内容在公牍正文中不加附件说明。(5)发文机关署名:署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

团结行文时,一般将各发文机关署名根据发文机关顺序整齐排列在相应位置,主办机关在前,每排最多排3个。(6)成文日期:署集会通过或者发文机关卖力人签发的日期。团结行文时署最后签发机关卖力人签发的日期。

电报署发出的日期。成文日期编排在正文之下,一般空两行右空四字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。(7)印章:发文机关印章应与署名机关相符,印章用红色,不得泛起空缺印章。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章规矩、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。团结行文时,一般将各发文机关署名根据发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、规矩、居中下压发文机关署名,最后一个印章规矩、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两头不得超出书心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

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当公牍排版后所剩空缺处不能容下印章、成文日期时,应当接纳调整行距、字距的措施解决,使印章和正文同处一面,不得接纳标注“此页无正文”的方式解决。(8)附注:即公牍需要说明的其他事项,如公牍的发放规模、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。

如有附注,用3号仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”公牍必须在附注处注明联系人和电话。(9)附件:应当另面编排,并在版记之前,与公牍正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件花样要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公牍的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

4.版记版记包罗抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素,不再标注“主题词”。(1)版记中的分开线:版记中的分开线与版心等宽,首条分开线和末条分开线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分开线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分开线位于版记中第一个要素之上,末条分开线与公牍最后一面的版心下边缘重合。

(2)抄送机关:如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。

既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分开线。(3)印发机关和印发日期:一般用4号仿宋体字,编排在末条分开线之上,印发机关左空一字,印发日期以公牍付印的日期为准,并右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分开线离隔。

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版记应编排在公牍最后一面(双页)。如果附件是公牍,该公牍后面也有版记,应当隐去被转载公牍的原版记。

正式公牍应当标识自己的版记。(4)页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公牍版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。

公牍的版记页前有空缺页的,空缺页和版记页均不编排页码。公牍的附件与正文一起装订时,页码应当一连编排。

(三)公牍的特定花样1.信函花样发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。团结行文时,使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧迫水平,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,根据份号、密级和保密期限、紧迫水平的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分开线,位于公牍最后一面版心内最下方。2.纪要花样纪要标志由“XXXXX纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单元、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单,并标注列席人员单元。如需标注份号、密级和保密期限、紧迫水平,应当顶格居版心左边缘编排在版心左上角,根据份号、密级和保密期限、紧迫水平的顺序自上而下分行排列。纪要不加盖章章。

纪要不分主送机关、抄送机关,只设“分送”,分送标注方法同抄送机关。(四)公牍中的表格公牍如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

公牍如需附A3纸型表格,又当最后一页为A3纸型表格时, 封三、封四(可放分送,不放页码)应为空缺,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封印上)。


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